ALFA - Hinweisgebersystem
Die Geschäftsführung der ALFA-Gruppe legt großen Wert auf verantwortliches Handeln. Das geht nach unserer Überzeugung nur, wenn wir dabei die rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen beachten. Um diesem Ansinnen gerecht zu werden, ist es für uns sehr bedeutsam, dass wir Kenntnis von Compliance-relevantem Fehlverhalten erhalten.
Mit dem Hinweisgebersystem bietet ALFA deshalb nicht nur allen Mitarbeitenden, sondern auch allen Dritten die Möglichkeit, Verstöße gegen Gesetze und interne Regelungen zu melden. Vertraulichkeit, Anonymität und Datensicherheit ist hierbei garantiert. Jede eingehende Meldung wird sorgfältig geprüft und Verstößen wird konsequent nachgegangen. Damit kommen wir nicht nur unseren gesetzlichen Unternehmenspflichten nach, wir bieten darüber hinaus Möglichkeiten, Informationen zum Schutz der Mitarbeitenden und des Unternehmens weiterzuleiten. Neben unserem Hinweisgebersystem steht es jedem Hinweisgeber frei, externe Meldestellen zu kontaktieren. Weiterführende Informationen finden Sie hier.*
Wie unser Hinweisgebersystem aufgestellt ist, wollen wir mit der Beantwortung der folgenden Fragen darstellen. Helfen Sie uns auch auf diesem Wege Missstände abzustellen, um unserem Anspruch auf verantwortungsvolles Handeln gerecht zu werden.
Inhalt ALFA - Hinweisgebersystem
1. Was ist unsere Hinweisgeberstelle?
2. Wer kann sich an die Hinweisgeberstelle wenden?
3. Zu welchen Themen können Hinweise gegeben werden?
4. Welche Meldewege bestehen für einen Hinweis?
5. Wie wird Anonymität sichergestellt?
6. Wie wird mit Hinweisen umgegangen?
7. Sind negative Konsequenzen zu befürchten, wenn eine Meldung erstattet wird?
8. Was, wenn der Inhalt der Meldung nicht der Wahrheit entspricht?
9. Was geschieht, wenn ich als Hinweisgebender selbst in den Vorfall verwickelt bin?
10. Wie werden Hinweisgebende informiert?
11. Werden Daten vom Hinweisgeber gespeichert?
12. Entstehen mir durch die Inanspruchnahme der Compliance Koordinatoren Kosten?
1. Was ist unsere Hinweisgeberstelle?
Die ALFA-Gruppe greift im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Regeln auf die zentrale Compliance-Abteilung der REMONDIS-Gruppe** zurück. Die Compliance-Abteilung steht allen Hinweisgebern zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten bei ALFA geben möchten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an den zuständigen Compliance-Koordinator der ALFA Gruppe, Peter Grubert (+49 89 899696 35 | p.grubert@ta-recycling.de) zu richten.
2. Wer kann sich an die Hinweisgeberstelle wenden?
Die folgenden Personengruppen können als „Whistleblower“ betrachtet werden und fallen in den Anwendungsbereich der Whistleblowing-Policy von ALFA.
▪ Mitarbeitende, einschließlich Manager
▪ Auftragnehmer, Berater, Dienstleister, Geschäftspartner, Zulieferer, Stakeholder (z.B. Kunden, Lieferanten) sowie deren Mitarbeitende
▪ Ehemalige sowie (potenzielle) zukünftige Mitarbeitende und Bewerber
▪ Freiwillige Praktikanten
▪ Aufsichtsbehörden
▪ Anteilseigner
▪ Dritte, die in enger Beziehung zu einer meldenden Person stehen
Diese Policy gilt für sämtliche Geschäfte, Abteilungen und Niederlassungen von ALFA. Sie gilt auch für sämtliche Länder, in denen wir tätig sind. Wenn lokale Gesetze, Vorschriften oder Regelungen ein höheres Schutzniveau vorsehen als das, was in dieser Policy enthalten ist, hat die lokale Gesetzgebung Vorrang.
3. Zu welchen Themen können Hinweise gegeben werden?
Die Themen der Meldeinhalte sind wie folgt festgelegt:
▪ Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption und sonstige strafbare Handlungen
▪ Wettbewerbswidriges Verhalten, Koalitionsfreiheit
▪ Diskriminierung, Mobbing, Gleichbehandlung
▪ Verletzung von Grundrechten und Menschenrechten (z.B.: Kinderarbeit, Zwangsarbeit/Sklaverei)
▪ Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
▪ Umweltschutz, Widerrechtlicher Entzug von Land
▪ Nicht umweltgerechte Handhabung von Abfällen
▪Vorenthalten angemessener Löhne, Arbeitsschutz
▪sämtliche übrigen Verstöße gemäß § 2 HinSchG
Das Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht, soweit nicht vorgenannte Themen betroffen sind. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an entsprechende Ansprechpartner vorbehaltlich der Zustimmung der hinweisgebenden Person weitergeleitet oder der hinweisgebenden Person werden die entsprechenden Ansprechpartner benannt.
4. Welche Meldewege bestehen für einen Hinweis?
Sprechen Sie mit einer leitenden Führungskraft oder dem zuständigen Compliance – Koordinator der ALFA-Gruppe oder wenden Sie sich an die von REMONDIS bereitgestellten Hinweisgeberstellen:
▪ Compliance Abteilung:
Anonyme Compliance-Hotline: +49 2306 106-210
E-Mail-Adresse: compliance@remondis.de
per Post: REMONDIS Sustainable Services GmbH
Abteilung Compliance
Brunnenstraße 138
44536 Lünen
▪ Chief Compliance Officer: Dr. Ernst-Joachim Grosche
T +49 2306 106-8933
F +49 2306 106-8936
ernst-joachim.grosche@remondis.de
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch, per Telefon, E-Mail, Post oder persönlich vor Ort abgegeben werden.
Der zuständige Compliance-Koordinator der ALFA Gruppe, Peter Grubert kann unter +49 89 899696 35 oder p.grubert@ta-recycling.dekontaktiert werden.
5. Wie wird Anonymität sichergestellt?
ALFA respektiert und schützt Ihre Identität, wenn Sie sich entscheiden, anonyme Meldungen zu geben. Sie können jederzeit wählen, ob Sie anonym bleiben möchten, oder Ihre Identität preisgeben wollen.
Neben der Identität des Hinweisgebers werden auch alle anderen Informationen, aus denen die Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, vertraulich behandelt.
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Identität offenzulegen, haben Sie das Recht auf Vertraulichkeit und ALFA wird Ihre Identität soweit möglich schützen. ALFA wird außerdem alle notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie keinen Restriktionen ausgesetzt sind.
6. Wie wird mit Hinweisen umgegangen?
Hinweise und die damit einhergehenden Daten werden mit dem „Need-to-know-Prinzip“ (Erforderlichkeitsprinzip) behandelt. Dieses Prinzip setzt Kenntnis nur bei Bedarf voraus. Dadurch wird gewährleistet, dass grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Daten der Hinweise haben, welche diese unmittelbar für die Bearbeitung des jeweiligen Falls benötigen.
7. Sind negative Konsequenzen zu befürchten, wenn eine Meldung erstattet wird?
Hinweisgebende müssen nicht befürchten, dass das Personal, das Management oder die Organisation Repressalien gegen sie plant, dies versucht oder ergreift. ALFA wird den Informanten vor folgenden Maßnahmen schützen:
▪ Verwarnungen oder disziplinarische Maßnahmen;
▪ Mobbing am Arbeitsplatz;
▪ Diskriminierung;
▪ Entlassung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
▪ Untersagen von Weiterbildung;
▪ Jede andere Maßnahme, die als Vergeltungsmaßnahme für eine Meldung angesehen werden kann.
Der Hinweisgeber kann die Beantwortung von Fragen verweigern, von denen er glaubt, dass sie ihm schaden könnten.
8. Was, wenn der Inhalt der Meldung nicht der Wahrheit entspricht?
Eine Falschmeldung liegt vor, wenn Sie vorsätzlich oder fahrlässig erfolgt. Es liegt keine Falschmeldung vor, wenn ein Hinweisgeber zwar etwas Unwahres behauptet, aber davon ausgeht, es wäre die Wahrheit. Hinweisgebende haben keine negativen Folgen zu befürchten, wenn sich der Hinweis nachträglich als wahrheitswidrig herausstellt und Sie nicht fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt haben. Im Falle mutwillig falscher Hinweise greift die Schutzwirkung der EU-Hinweisgeber-Richtline aber nicht.
9. Was geschieht, wenn ich als Hinweisgebender selbst in den Vorfall verwickelt bin?
Unsere zuständigen Compliance-Koordinatoren unterliegen der Schweigepflicht. Im Untersuchungsverfahren und der Sanktionierung wird, sofern möglich, angemessen berücksichtigt, dass Sie den Fall gemeldet haben.
10. Wie werden Hinweisgebende informiert?
Als Teil unseres Ermittlungsprozesses wird ALFA / REMONDIS den Hinweisgeber über den Fortschritt der Ermittlungen informieren. Das Unternehmen ALFA / REMONDIS hat sich verpflichtet, den Eingang der Information innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen und den Hinweisgeber nach spätestens drei Monaten über geplante oder ergriffene Maßnahmen zu informieren.
11. Werden Daten vom Hinweisgeber gespeichert?
Für das Whistleblowing-Verfahren werden ausschließlich die personenbezogenen Daten gespeichert, die Sie dem Chief Compliance Officer oder den jeweiligen Compliance Koordinatoren zur Verfügung stellen. Außerdem werden Daten, die sie nicht speichern lassen wollen, nicht aufgenommen bzw. aus der Dokumentation des jeweiligen Falles entfernt.
12. Entstehen mir durch die Inanspruchnahme der Compliance Koordinatoren Kosten?
Nein, für die hinweisgebenden Personen entstehen keine Kosten
* Quelle: EQS Group AG (https://www.eqs.com/de/externe-meldestellen)
**Die ALFA-Gruppe ist der Teil der REMONDIS-Gruppe.